Rechtliche Anforderungen an ein digitales Personalarchiv

Die Sicherheitsanforderungen an Personalakten sind per se schon deshalb besonders hoch, da diese sensible personenbezogene Daten enthalten. So setzt auch das Datenschutzrecht für den Schutz personenbezogener Daten besondere Maßstäbe an. Arbeitsrechtliche Beziehungen können zudem zu rechtlichen Streitfällen führen, so dass die rechtliche Beweiskraft der digitalen Unterlagen gewährleistet sein muss. Neben den Finanzprüfern besitzen die Mitarbeiter ein Recht auf Einsichtnahme in ihre eigene Akte. Diese Einsichtnahme muss praktikabel durch das digitale Archivsystem ermöglicht werden.

Zusammenfassend sind die rechtlichen Anforderungen an ein elektronisches Personalarchiv erfüllt, wenn:

• die ordnungsgemäße Archivierung durch sicheres Scannen, sichere Ablage, sichere Wiedergabe und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben ist (GoBS und GdPDU-konforme Archivierung).
• dadurch auch die rechtliche Beweissicherheit der archvierten Personal-Dokumente gewährleistet ist.
• die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes durch ein Verschlüsselungs- und Zugangssicherungssystem erfüllt sind.

Die Archvierung von Dokumenten mit PROXESS entsprechend der GoBS und GdPDU ist per Wirtschaftsprüferzertifikat bestätigt worden.

Den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) trägt PROXESS 5 durch die folgenden technischen Sicherheitsmechanismen Rechnung:

• Verschlüsselung archivierter Dokumente und Daten
• Sichere Identifikation und Autorisierung der Benutzer am System
• Detailliertes Berechtigungskonzept bis auf Dokumentebene, dass neben dem Zugriff auf Dokumente auch Funktionsberechtigungen wie Bearbeiten und Löschen umfasst.
• Protokollierung der Zugriffe auf Datenbank und Dokumente zur Sicherung der Datenintegrität

Unser Fazit: Mit PROXESS 5 können Sie auch sensible Unternehmensdokumente, wie Personalakten, sicher archvieren. Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr über die Möglichkeiten eines elektronischen Personalarchivs mit PROXESS 5 erfahren möchten.

Quelle: Geis, I.; Grentzer, M.; Jänicke U.: Rechtliche Betrachtung eines digitalen Personalakten-Systems. In: Lohn+Gehalt, 2/2003 und in Computer + Personal 2/2003, Datakontext Verlag