Neues PROXESS Lösungspaket: Digitales Personalarchiv

Von einem digitalen Personarchiv profitieren alle: Personalverantwortliche, Vorgesetzte und Mitarbeiter. In ihm lassen sich alle wichtigen Personalinformationen unternehmensweit bündeln und zentral nutzen. Berechtigte Mitarbeiter der Personalabteilung haben per Mausklick Zugriff auf alle Dokumente einer Akte.

Gerade für dezentral organisierte Unternehmen ist ein standortunabhängiger Zugriff auf die Akten wichtig. Die PROXESS Personalakte integriert Dokumente unterschiedlichster Herkunft wie Papier-Dokumente, Dokumente aus Office-Anwendungen, Dokumente aus den eingesetzten EDV-Systemen (HR, FIBU, ERP), PDF-Dateien oder Bilddateien. Das Lösungspaket Digitales Personalarchiv wird zu einem Festpreis geliefert und ist bereits mit einem Musterarchiv ausgestattet, das individuell angepasst werden kann. Die schnellere Ablage und Verfügbarkeit von Dokumenten entlastet von Routinearbeiten und bietet mehr Raum für strategische Aufgaben und Serviceleistungen der Personalmitarbeiter. PROXESS bietet neben der rechtsicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung der Dokumente nach GoBS-Standard – bescheinigt durch Wirtschaftsprüfertestat -, zusätzlich ein neuartiges Sicherheitskonzept, das über branchenübliche Datensicherheitsstandards weit hinausgeht. Mitarbeiter erhalten auf Wunsch einen individuellen temporären Zugang zu ihrer eigenen Personalakte.

Die Highlights der PROXESS Personalakte:

Ein zentrales Archiv für alle Personaldokumente
Dezentraler Zugriff berechtigter Mitarbeiter
Index- und Volltextsuche über das gesamte Archiv
Benutzerfreundliche Recherche und Ansicht von Dokumenten am PC
Bequemes Hinzufügen und Aktualisieren von Dokumenten
Versionsverwaltung und Protokollierung
Individuelles Berechtigungskonzept
Zusätzlicher Zugriffsschutz durch Smartcard und PIN
Systemseitige Verschlüsselung von gespeicherten Dokumenten und Metadaten
Einhaltung aller Datenschutzvorschriften
Revisionssichere Langzeitarchivierung
Automatische Übernahme von externen Daten (z. B. Abrechnungen)
Zeitlich begrenzter Mitarbeiterzugriff auf die eigene Akte

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