Compliance
Handelsrecht
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet relevante Unterlagen den GoB entsprechend in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. In § 257 HGB sind auch Regeln für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt.
Finanzrecht
Laut §147 AO sind steuerrechtlich relevante Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch im §147 AO sind Regeln für digital aufbewahrte Unterlagen zu finden.
Richtlinien/Verordnungen
Seit dem 1.1.2015 regeln die GoBD, wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Die GoBD ersetzen die bis dahin geltenden GoBS und GdPDU. Das Thema der GoBD ist die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und deren Datenzugriff. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.
Ab dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten innerhalb der EU neu.
Zivilrecht
Im zivilrechtlichen Bereich gilt ein optisch archiviertes Dokument als ein "Objekt des Augenscheins". Hier kann der Richter im Einzelfall entscheiden ob er die Reproduktion eines Originals im jeweiligen Verfahren anerkennt. Ist jedoch derjenige, der das Dokument reproduziert hat, in der Lage nachzuweisen, dass es sich um eine bildliche bzw. inhaltliche Wiedergabe des Originals handelt (z. B. durch eine Verfahrensdokumentation), so erfolgt in der Regel auch die Anerkennung des Dokuments.
Die GoBD ergänzen und konkretisieren die allgemeinen gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Dokumenten im Unternehmen. Die aktuellen GoBD 2020 wurden am 28.11.2019 veröffentlicht und gelten ab dem 01. Januar 2020. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.
Zur Umsetzung der GoBD gibt es eine Reihe von Merkblättern. Hier finden Sie eine Auswahl:
BSI-Richtlinie zum ersetzenden ScannenAb dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten innerhalb der EU neu und wesentlich restriktiver als bisher.
Hier finden Sie die Datenschutzverordnung im Original-Wortlaut:
Weitere Informationen, Merkblätter und Kurzpapiere zur konkreten Umsetzung unter: www.bfdi.bund.de
PROXESS TÜV-Zertifikat: Geprüfte Archivierung
Mit dem freiwilligen TÜV-Gütesiegel "Geprüfte Archivierung" wird testiert, dass die archivierten Daten, Dokumente und deren Inhalte zuverlässig und compliance-konform mit PROXESS aufbewahrt werden können.
GoBD-Erklärung der PROXESS GmbH
"Mit der Softwarelösung PROXESS lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung, vor allem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD in der Fassung vom 14. November 2014) umsetzen und erfüllen..."
Die GoBD schreiben die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation vor.
Verfahrensdokumentationen werden von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern häufig verlangt, um sich einen ersten Überblick über die installierten Systeme und Verfahren zu verschaffen. Auch für das Unternehmen lohnt sich eine Verfahrensdokumentation für den eigenen Überblick und zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes z. B. bei Personalwechsel.
Das PROXESS Betriebshandbuch ist ein Teil einer Verfahrensdokumentation für das Gesamtunternehmen. Gerne können Sie uns mit der Erstellung Ihrer firmeneigenen PROXESS-Verfahrensdokumentation beauftragen.