Dokumente einfach und sicher verwalten mit PROXESS.

Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung

Automatisieren Sie Ihre Belegerfassung und Belegerkennung und leiten Ihre Eingangsbelege schnell und effizient durch den gesamten Bearbeitungsprozess im Unternehmen. 

Schnellere Belegerfassung

Scannen Sie in Papierform eingehende Rechnungen und Gutschriften direkt nach ihrem Eingang im Unternehmen. Per E-Mail eingehende PDF-Dateien werden ebenfalls weitergeleitet und ausgewertet.

Die relevanten Belegdaten werden (mit/ohne Positionsdaten) werden automatisch vom System erkannt und automatisch  zur weiteren Verarbeitung an Ihre eingesetzten ERP- und FIBU-Systeme übergeben. 

Unternehmensprozesse beschleunigen

Leiten Sie die erkannten Eingangsbelege per Workflow digital durchs Unternehmen. Bestimmen Sie die Regeln und Entscheidungsparameter für die Weiterleitung. Zur Anspassung Ihres individuellen Workflows stehen Ihnen graphische Tools und Standard-Templates zur Verfügung.

Durch den digitalen Workflow werden Ihre Eingangsrechnungen schnell und effizient automatisch zur Prüfung und Zahlungsfreigabe den Verantwortlichen vorgelegt.

Belege automatisch erkennen

Unsortierte, beliebig gemischte Eingangsrechnungen und Gutschriften werden direkt nach dem Posteingang gescannt und digital ausgewertet. Ebenso werden digital eingehende Belege (z. B. per E-Mail) ausgewertet. Dabei werden die relevanten Rechnungsdaten, wie Absender, Empfänger, Rechnungsbetrag und über eine Belegerkennungssoftware ausgelesen und wichtige Plausibilitätsprüfungen (wie z. B. eine korrekt ausgewiesene Mehrwehrtsteuer) durchgeführt. Auch Artikel- und Positionsdaten können ausgelesen und ausgewertet werden. Handelt es sich um Rechnungen mit einem Bestellbezug zu Ihrem ERP-System, erfolgt ein Abgleich mit den Stamm- und Auftragsdaten aus dem ERP. Bei Übereinstimmung können die Belege sogar vollautomatisch weiterverarbeitet werden bis hin zum passenden Buchungsvorschlag in Ihrer Finanzbuchhaltung.

Funktionsüberblick Belegerkennung
  • Universeller Rechnungsleser
  • Sofortiger Einsatz ohne vorherigen Trainingsaufwand möglich
  • Selbstständige Systemoptimierung während des Betriebs
  • Auslesen aller relevanten Rechnungsinhalte inklusive Tabellen und Bezugsnebenkosten
  • Konfigurierbare Mehrwertsteuersätze
  • Unterstützung einer direkten Kontierung
  • Automatische Erkennung von Bestellabweichungen
  • Schnittstelle zur Archivierung PROXESS, sowie integrierten ERP- und FIBU-Systemen
  • Erweiterbar um Rechnungseingangsworkflow
  • Erweiterung des Systems zur Bearbeitung des gesamten Posteingangs möglich
Rechnungen digital prüfen und weiterleiten

Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug oder Kostenrechnungen können mit Hilfe von Workflows automatisch digital an verschiedene Mitarbeiter (Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer) zur Prüfung und zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet werden. So können die Rechnungen in Abhängigkeit vom Betrag mit Hilfe von bereits vordefinierten Workflowtemplates schnell und transparent durch das Unternehmen geleitet werden. Auch für die Kostenrechnungen ist eine Übergabe der Beleg- und Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung möglich.

Funktionsüberblick Workflow
  • Mit MS Visio modellierter Prozess individuell anpassbar
  • Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows
  • Dynamischer Workflow durch Auswertung der betroffenen Kostenstellen
  • Rechnungsfreigabe durch Kostenstellenverantwortlichen oder dessen Vertreter
  • Überwachung von Liegezeiten durch Eskalation oder Vertreterregelungen
  • Freigabe der Rechnungspositionen durch nicht Verantwortliche möglich, mit anschließender Benachrichtigung der Kostenstellenverantwortlichen
  • Berücksichtigung von Unterschriftenregelungen
  • Berücksichtigung der Anlagenbuchhaltung
  • Erstellen von Splitbuchungen zur Aufteilung auf unterschiedliche Kostenstellen
  • Benachrichtigung der Anwender per E-Mail
  • Zugriff per Web-Client, iPhone bzw. über andere Smartphones
  • Übernahme von Beleg und Beleginformationen aus PROXESS Xtract
  • Übergabe der Beleg- und Kontierungsdaten an die FIBU per XMLSchnittstelle
  • Rechtssichere Archivierung des Belegs, der Kontierung sowie der Prozesshistorie in PROXESS

Ihre Vorteile

  • Schnellere Rechnungserfassung
  • Steigerung der Skontoquote
  • Homogener Datenbestand mit dem ERP-System
  • Schnellerer Durchlauf von Rechnungen
  • Alle Rechnungsinformationen stehen schnell und zentral zur Verfügung
  • Die Rechnungsbearbeitung erfolgt standortunabhängig - ideal für Filialbetriebe
  • Der Rechnungsprozess ist transparent
  • Alle Prüfungs- und Freigabeprozesse werden vollständig dokumentiert
  • Archivierung der Dokumente und Vorgangsdaten erfolgt rechtssicher in PROXESS
  • Die Rechnungsdaten werden automatisch an integrierte FIBU-Systeme übergeben

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Das sagen unsere Kunden

Die interne Zusammenarbeit hat sich entscheidend verbessert...

"Mit der automatischen Belegerkennung unserer Eingangsrechnungen verschlanken und beschleunigen wir unsere Prozesse im Bereich Kreditorenbuchhaltung. Auch die Informationstransparenz und die interne Zusammenarbeit haben sich entscheidend verbessert, seitdem alle Mitarbeiter einen direkten und gleichzeitigen Zugriff auf die archivierten Dokumente haben."  Dirk Tepe von der FAMO GmbH & Co. KG, Oldenburg

Mehr Transparenz und Kontrolle...

„Durch den papierlosen Freigabeprozess haben wir nun definitiv mehr Transparenz und Kontrolle über den Bearbeitungsstatus jeder in der Unternehmenszentrale und im Logistik- und Servicezentrum bearbeiteten Kostenrechnung. Jeder Vorgang wird protokolliert und so nachvollziehbar. Skontifristen verstreichen bei uns heute nicht mehr.“  Christian Gerigk, Verwaltungsleiter bei Zürbrüggen Wohn-Zentrum GmbH